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内覧会の流れと成功ポイント

開業時の内覧会について

クリニックを開業するにあたって、集客の方法の一つとして内覧会を計画することがあります。しかし、内覧会に関する知識やノウハウがないというドクターも多いのではないでしょうか。

ここでは、クリニック開業において内覧会をひとつの施策と考えているドクターに向けて、その必要性や準備などについて詳しく説明していきます。ぜひ、開業時の集患対策に役立ててください。

クリニックの内覧会とは?

内覧会の目的は、正式なオープンの前、またはオープン後すぐに、地域の人にクリニックの存在や設備、スタッフを知ってもらう機会を設けることです。

医療機関の広告には、いくつか制限がかかっており、打ち出しが難しいといえます。しかし、内覧会を実施すれば、地域住民に効果的にPRすることが可能です。内覧会の成功は、クリニック開業時の集患効果やその後の安定的な運営には欠かせないものといえるでしょう。

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クリニック開業時の内覧会開催の必要性とは?

クリニックの内覧会は、クリニックをPRするという意味でも必要性があるといえます。内覧会はクリニックの設備や診療内容を知ってもらう絶好の機会です。また、院長やスタッフの人柄に触れてもらったり、患者さんとの初めての直接的な交流の場として利用したりすることができます。

また、診療方針などを知ってもらうことで、信頼できるクリニックとして口コミ効果も期待できます。口コミは、地域性に関係なく広がっていく集患方法として有効ですが、広がるまでに時間がかかります。しかし、内覧会を開くことによって、早期に口コミによる集患を実現できるでしょう。

自院の魅力を確実に伝えられるため、内覧会が成功すれば早い段階からクリニックの運営を安定させる効果があります。

クリニック開業時の内覧会開催に際しての準備

内覧会を成功に導くには、いくつかの準備が必要です。ここからは、内覧会の準備について説明していきます。

1.日時設定

来場者が来やすい時間に設定することがもっとも大切です。地域性を把握しつつ、基本的には開業日直前の土日に設定するとよいでしょう。時間は、お昼前後の10~16時頃が人の集まりやすい時間帯です。また、日時の設定が、祝日が重なる連休になる場合、できるだけ在宅している可能性が高い後半に設定するとよいでしょう。

2.プロモーション

内覧会は近隣住民が主なターゲットとなります。そのため、有効なプロモーション方法としては、近隣住民に向けたものであることが望ましいです。たとえば、新聞の折り込みやポスティングなどが効果的です。配布エリアも十分に考慮して、範囲を絞ればよりコストを抑えることができます。

3.スタッフ配置

内覧会当日は、できるだけ本来の運営と同様の体制であるべきです。スタッフの配置も通常の診療体制と変わらないようにして、患者とスタッフ両者にストレスがないようにします。スムーズにスタッフが対応できるように、人員確保はもちろん、時間配分も考えてスタッフを配置していきましょう。

4.当日のセッティング

内覧会当日は、開始1時間前にはスタッフ全員が集合できるようにしておきます。当日は役割を再度確認し、清掃やポスターの貼り付け、配布用チラシなどの準備を進めます。受付には芳名録やノベルティなどの記念品も準備しておくとスムーズな対応ができるでしょう。

また、急な天候変化などもあり得ます。マットや傘立てはすぐ出せるようにし、タオルも念のため準備しておくなど、ホスピタリティをもった対応ができるよう、準備しておくとよいでしょう。

クリニック開業時の内覧会6つの成功ポイントを紹介

ここからは、内覧会の6つの成功ポイントを実例も交えながら、紹介していきます。

ポイント1:内覧会の目的を明確にする

開業準備の段階から、内覧会の目的を明確にしておくことが重要です。たとえば、口コミを誘発したいのか、スタッフの人柄を伝えたいのか、地域への感謝を示すのかなど、最終的なゴールを設定します。そのうえで何が必要かを考えると、内覧会の具体的な内容が決まっていきます。

自分だけでは難しいようであれば、コンサルタント業者に依頼することもひとつの手です。提案された内容が目的に沿っているかどうかを慎重に判断しながら、かけられるコストと照らし合わせて利用するかどうか決めましょう。

ポイント2:開催日は土日祝日に設定

多くの見学者が望める土日・祝日に開催することが、内覧会成功のポイントです。あるクリニックでは、土日に開催して、両日合わせて2000人の見学者がありました。もちろん、地域性やクリニックのキャパシティもありますが、このクリニックでは当日に診療予約も受けたことで、リピーターを獲得することに成功しています。

当日は、知人との会話も大切ですが、患者となり得る見学者とのコミュニケーションを意識して集患につなげていきましょう。

ポイント3:当日応援に来院する関係者の協力を得る

当日は関係各社の人が協力してくれることもあります。その際に気をつけておきたいのは、服装はなるべくスーツを避けてもらうようにし特に入口などでの応対は入りにくい雰囲気を作るので避ける様にしましょう。

張り詰めた空気感が漂ってしまうと、せっかく見学に来てくれた人も、居心地が悪いと感じてしまいます。親しみやすい雰囲気を伝えるためにも、内覧会当日はできるだけやわらかい服装で協力を得られるように配慮しましょう。

ポイント4:スタッフへの周知を徹底する

スタッフの対応のしかたも、あらかじめ決めておくとよいでしょう。たとえば、お祝いの品をいただいたときには、受付で預かるようなことはせず、直接院長が受け取ることを周知しておくなどです。当日の忙しさにかまけてついやってしまいがちですが、軽くあしらわれたと悪い印象を与えないためにも大切なことです。
また、終了時刻が近いからといって、見学者がいるにも関わらず、片付けを始めるようなことは慎みましょう。当日対応するスタッフには、見学者ファーストの気持ちを持ってもらうことが重要です。

ポイント5:見学者との交流を図る工夫をする

あるクリニックでは、内覧会の施策として健康に関するクイズラリーを取り入れて成功を収めています。見学者とドクターとのコミュニケーションが図れるほか、ファミリー単位で来場してもらえる可能性も高まり、より親しみをもってもらうことが可能です。

内覧会では、院長が知人とばかり話すのは、できるだけ避けるべきです。関係者よりも地域の人との交流を図ることを目的に、積極的にコミュニケーションをとっていきましょう。ただし、病気に関する相談については話し込んでしまうケースが多いため、必要に応じて開院後の来院を促すなど長くならない工夫も必要です。

ポイント6:見学者のニーズを把握する

内覧会に参加する見学者には、それぞれのニーズがあります。ある症状に詳しい先生を探していたり、親身になって聞いてくれるスタッフを求めていたり、家族や知り合いの病気のことで相談したいと思っていたり、近所に出来たクリニックがどんな所か見に来たりと見学者のニーズはさまざまです。

それらのニーズを把握することは、見学者の満足度を上げることにつながります。そして、最終的にはクリニック側の目的を達成することにもなるでしょう。全スタッフがコミュニケーションを積極的にとりながら、見学者のニーズを把握することも、内覧会開催の重要な目的です。

まとめ

クリニックの内覧会成功は、今後の安定的な運営に欠かせない重要なイベントです。患者さんとなり得る地域住民の方と触れ合う大事な機会ですので見学者が全て患者さんだと思ってしっかりと計画を立てることが大切です。是非、内覧会を成功させ幸先の良いスタートをきって頂けれと思います。

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